SmartHRの導入で「スプシの沼」から抜け出せたお話

こんにちは！管理部のカピバラ、Eleanorです😃 今日は労務管理において「スプシの沼」から抜け出したお話です。弊社では以前、労務にGoogleスプレッドシートが大活躍していました。手軽に作成できて誰でも簡単に編集できるので、とても重宝していましたが、メンバーが増えるにつれて情報量が増え、管理の煩雑さが目立つことになりました。そこで昨年7月の展示会でたくさんのクラウド人事労務ソフトを見比べて、各担当の方とお話をしていく中で、弊社ではSmartHRを導入することを決めました。今回のブログでは、導入してからもう直ぐ1年のSmartHRの導入事例を書こうと思います。

なぜSmartHRを選んだのか？

他社サービスと比較して見えた優位性

世の中には様々な人事労務ソフトがありますが、私たちがSmartHRに決めたのは、以下のような理由からです。

圧倒的な使いやすさ システムは、多機能ゆえに操作が複雑になりがちです。しかしSmartHRは、専門知識がなくても直感的に操作できるように設計されています。特に従業員側の入力画面は、まるで一般的なWebサービスのように分かりやすく、パソコンを持っていない時でもスマートフォンから操作をすることも可能です。
手厚いサポート体制 導入前は「システムの導入は良いけど、運用で困ったらどうしよう…」という不安がありました。しかしSmartHRは、導入前から運用に至るまで、専任の担当者とカスタマーサポートが無料で手厚くサポートしてくれます。他のサービスでは、サポートが有料であったり、問い合わせフォームやメールのみの対応だったりすることも多い中で、この手厚さは非常に大きな魅力でした。管理者だけでなく全従業員がこのサポートを受けられるのも、管理者への質問が減り大幅な工数削減につながりました。
コミュニティ「PARK」の存在 SmartHRのユーザーコミュニティ「PARK」は、導入後の課題解決や情報交換の場として非常に強力です。単なるカスタマーサポートに留まらず、同じ労務の仕事をする仲間とつながり、悩みを共有できるのは、SmartHRならではの強みだと感じています。

便利な機能

入退社における電子申請

SmartHRを導入して、私たちが最も便利だと感じたのが、「電子申請」です。作成した書類を印刷し、会社印を押して、郵送で役所に提出する、社労士に依頼するなど、手間のかかる作業が当たり前でした。しかしSmartHRを使えば、入社手続きや社会保険、雇用保険に関する行政手続きを、すべてオンラインで完結できます。入力した情報を基に、必要な書類が自動で作成され、ボタン一つで労働基準監督署やハローワーク、年金事務所に提出できます。労働者名簿もSmartHRから出力したものが使えます。これにより、書類作成の手間だけでなく、郵送代や役所への移動時間も削減できました。私たちはこの機能を活用することで、大幅な業務効率化を実現し、コスト削減にも成功したのです。

年末調整はスマホで完結して従業員の負担も大幅軽減

以前は、年末調整で従業員にPDFで書類を配布し、回収していました。記入漏れやミスがあれば、何度もやり取りが発生し、大きな負担となっていました。 SmartHRでは、年末調整の書類が従業員のスマートフォンに自動で届きます。従業員は、画面の案内に従って必要な情報を入力し、保険料控除証明書などをカメラで撮影してアップロードするだけ。書類を印刷したり、手書きしたり、わざわざ会社に提出しに行ったりする必要はもうありません。入力ミスや漏れがあってもオンライン上で差し戻し、完結することができます。従業員の負担が減ることで、早期提出率も上がり、私たち管理部の作業も大幅に削減されました。

その他の高評価な機能

SmartHRにはカスタム機能も用意されており、各社が自由に設定をすることができます。その中でも社内メンバーから高評価な機能をいくつかご紹介します。

有給休暇届
- 有給休暇届の新設とともに残日数が見えるように従業員情報をカスタムしました。
代休届
夏季休暇申請
年末年始休暇申請
貢献孝行手当申請
- 弊社のユニークなシステムの１つです。
- 年に1回、貢献孝行をしたことを熱い想いとともに申請していただきます。
健康診断書提出機能
- 従業員情報画面をカスタムして健康診断書の提出をオンラインで完了できるようになりました。

今まではメールやSlackで連絡していたものをSmartHRに一本化したことで、「申請するならSmartHR」の意識が社内に芽生えて申請のタイミングがとても速くなりました。

SmartHRと外部ツールを連携させて、さらに効率化

SmartHRは、外部ツールと連携させることで、更に真価を発揮します。私たちは、主に以下の2つの連携で業務をスムーズにしています。

Slackとの連携で「通知を見逃さない」 SmartHRで社内メンバーが手続きを完了するとSlackの特定のチャンネルに自動で通知が届くように設定しています。これにより、いちいちSmartHRにログインして進捗を確認する手間が省け、手続きの見落としがなくなりました。チーム全体で状況を共有し、協力して業務を進めることができます。
backlogとの連携 残念ながら自動連携はできないのですが、backlogで入社手続きや年末調整など、SmartHRで発生する一連の業務をタスク化しています。これにより、タスクがどこまで進んでいるのか、ボールが今どこにあるのかが可視化され、対応漏れを防ぐことができています。 Wikiを整備し、操作マニュアルからTipsまでを網羅することでメンバーからの質問が大幅に減りました。

悩みを共有し、解決できる場所「PARK」

SmartHRを導入してからも、私たちの業務改善は続きました。その大きなヒントになったのが、ユーザーコミュニティ「PARK」です。 PARKは、SmartHRを利用している人事・労務担当者が集まり、情報交換をする場所です。オンラインだけでなく、オフラインのイベントも開催されています。ここでは、他の企業がどのようにSmartHRを活用しているか、具体的な事例やノウハウを学ぶことができます。「この業務ってSmartHRでどうやるの？」「他の会社ではこの書類をどう扱っているの？」そんな疑問を気軽に質問でき、同じ悩みを抱える仲間とつながれることがPARKの最大のメリットです。私も、このPARKで2回も登壇する機会をいただきました。そこで他社の担当者さんと情報交換をする中で、自分たちの運用をさらに効率化するヒントを得ることができました。